Kommunikation: Microsoft (Microsoft 365, Microsoft Teams)
Wir nutzen Microsoft 365 und Microsoft Teams, zur Durchführung unserer üblichen Kommunikation sowie für Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen, werden wir dies vor Beginn mitteilen und – soweit erforderlich – um eine mündliche Zustimmung bitten. Sollten eine Aufzeichnung nicht erwünscht sein, kann das Online-Meeting verlassen werden.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.
Microsoft 365 und Microsoft Teams sind ein Service der Microsoft Ireland Operations, Ltd. Dafür haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter geschlossen.
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ gemacht werden.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache
- Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummer, Ort
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. In diesem Fall werden, die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen.
Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Die Kamera oder das Mikrofon kann jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abgeschaltet bzw. stummgestellt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung zu einem Teilnehmer bestehen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
